Planeamento semanal em 6 passos

Uiiii! Há tanto tempo que já não escrevia aqui no blog!Podia dizer que era por falta de tempo e blá blá blá, mas não: é só uma questão de priorização.
No entanto, na minha última newsletter, comecei a descrever como planeava a semana e o texto começou a ficar tão gigante que me lembrei que tinha um blog 😁
Portanto, aqui estou eu para partilhar contigo como faço o meu planeamento semanal em 6 passos.

1 – O formato importa

Depois de muito andar às turras com agendas e planners, descobri que o que funciona para mim é uma agenda tipo horário escolar. Uma simples tabela como esta.

Pergunta para ti: Que formato(s) achas que funcionaria(m) melhor contigo, tendo em conta a tua personalidade e estilo de vida actual? Analógico? Digital? Campos fixos ou livres, tipo Bullet Journal?

2 – Não existe gestão de tempo

De certeza que já me ouviste dizer isto: o tempo não se gere, as prioridades sim 🙂
Logo, o teu planeamento deve reflectir as tuas prioridades e não simplesmente servir para encaixar à força as centenas de tarefas da tua to do.

Como deves imaginar, uma das minhas prioridades é a alimentação (minha e da minha família). Por isso é que planeio as nossas refeições e coloco na minha agenda semanal quem é que vai fazer o almoço e o jantar de segunda, de terça, quarta…etc.

E porque isto é importante?
Porque sei que se, por exemplo, me calhar o almoço de segunda-feira feira, então essa manhã vai ser mais curta e se estiver a realizar uma daquelas tarefas que me faz entrar num flow espectacular, das duas uma: ou não cozinho o que planeei e isso pode traduzir-se em menos qualidade e/ou mais desperdício, ou…interrompo o meu Génio. Ui…e o mau feitio que ele tem? Prefiro evitar ambas 😅
[Além de que saber quando vou cozinhar tem a vantagem de saber o que preciso de pré-preparar, demolhar, descongelar, whatever…]

Pergunta para ti: Quais são as tuas prioridades?

3 – Actividades inerentes de “ser humano”

Além da alimentação, existem ainda pelo menos mais duas necessidades que não deveriam ser negociáveis: descanso e movimento.
Refiro-me ao sono propriamente dito e ao tempo dedicado a nós mesmos e às nossas relações.

Relativamente ao sono, todos dormimos em ciclos de aproximadamente 90 minutos. De acordo com os especialistas, o número ideal de ciclos de sono por noite são 4-5, que correspondem a 6-9 horas de sono.
[Se quiseres perceber melhor o que se passa nesses 90 minutos e porque é diferente dormir das 22h às 6h ou das 2h às 10h, aconselho este vídeo do Mathew Walker, “O” especialista do sono.]

Mas colocar a hora de dormir no planeamento semanal?!
Sim! Fi-lo nas fases em que queria acordar às 6h para cumprir a minha rotina matinal. Actualmente não o faço (gosto de viver por “estações”).
[Já agora checa este post com dicas úteis para criares boas rotinas nocturnas (e matinais).]

Sobre o outro tipo de descanso, quero dizer-te que isso de se achar que a produtividade é inversamente proporcional ao descanso é uma grande treta.
Não admira que burnout se tenha tornado uma palavra tão corriqueira 😓
O nosso dia precisa de respirar, de espaços em branco, de hobbies, de tempo connosco e com quem nos faz feliz, e tento ter isso em consideração quando faço o meu planeamento (até porque há sempre imprevistos, né?).

O movimento é outro não negociável. E movimento para mim pode ser um passeio pela mata, enquanto que para ti pode ser um hard workout no ginásio.
Quando sinto que estou a descambar e quero mesmo levar a coisa a sério, assinalo o movimento no planeamento semanal.

Porquê?
Porque se marcamos na agenda uma aula de grupo ou com o PT, porque não havemos de marcar uma “aula” que fazemos sozinhas? Porque ninguém está a ver?

Pergunta para ti: Tens garantido o teu descanso e movimento?

4 – Day theming

Uma coisa que comecei a fazer, sem saber que era uma “cena”, foi atribuir temas aos dias da semana (a “cena” chama-se day theming).
Se prestarmos atenção, percebemos que a nossa disposição flutua não só ao longo do dia, como também ao longo da semana (e do ciclo menstrual!).

Portanto se sei que à segunda-feira já estou cheia de pica para trabalhar, vou dedicar esse dia a realizar tarefas que exijam energia, por exemplo escrever conteúdos ou preparar as aulas do meu programa online.
Por outro lado, se sentir que à segunda-feira ainda estou a arrancar, então vou começar por aquelas tarefas que exigem menos esforço ou mais prazerosas como delinear um novo serviço, preparar um freebie, etc.

Reuniões, sessões com clientes, deveres cuja execução impactam outras pessoas ou outras componentes de um projecto, são compromissos e obviamente devem ser executados na altura devida/acordada.
Se fores tu a definir as datas podes sempre tentar concentrar as reuniões, sessões, etc no dia que mais te favoreça, tendo em conta, lá está: a tua disposição.
[Se trabalhas por conta de outrém isto pode não se aplicar a ti. Mas se também és uma empreendedora a solo, sabes que numa semana fazes 1001 tarefas diferentes. E aqui o day theming dá imenso jeito (assim como os primos blocos de tempo).]

Pergunta para ti: Já tinhas experimentado definir dias específicos para executar determinadas tarefas?

5 – Usa verbos e define o primeiro passo

Esta é uma super dica porque te traz clareza e coloca-te em acção!
Para cada tarefa/compromisso que listes, usa um verbo e anota o primeiro passo que é preciso dar para os executares.

Por exemplo: eu tenho uma base de dados de receitas e quero introduzir receitas que ainda só estão anotadas em papel. Como quarta-feira é o meu dia de tarefas administrativas (tema do dia), planeio a tarefa para esse dia.
Mas…em vez de apenas colocar na agenda “base de dados”, acrescento o verbo “editar” (base de dados) e o primeiro passo “reunir receitas em papel”.

O que ganhei com isso?
Clareza sobre o que vou fazer e a garantia que tenho o tudo que preciso para começar. É game-changer. acredita 😉

Pergunta para ti: Não é incrível a força das palavras? Já viste como um simples verbo tem o poder de nos colocar em acção mais rapidamente?

6 – Visualiza a agenda

Este é um truque fresquinho 👌
Depois de fazer o meu planeamento semanal, normalmente ao domingo, e depois de colocar tudo aquilo que já referi acima, pauso, fecho os olhos e visualizo.

Isso ajuda-me a interiorizar o plano dessa semana e perceber se há alguma coisa que precise de afinar. Já me aconteceu durante a visualização pensar “hmmm, se calhar esta tarefa não vai resultar aqui porque perco a noção do tempo e nesse dia sou eu a fazer o almoço”.

Como disse, é um truque recente e por isso gostava de saber se também o fazes e/ou se estás afim de experimentar e depois dizeres o que achaste 😎

Pergunta para ti: Vais experimentar ou achas demasiado woo-woo? 😂

E era isto que queria partilhar contigo neste regresso inusitado aos conteúdos longos hehehe

Planear as minhas refeições, as tarefas, os compromissos confere-me a estrutura que preciso para ser mais eficiente, ter mais clareza, desperdiçar menos recursos e ser mais produtiva…de forma consciente.

Nem sempre os planos resultam. Mas sem dúvida que os melhores e mais bem sucedidos, são aqueles que levam em conta o conhecimento de nós mesmas.

Espero que possas tirar daqui algo que te ajude a navegar no mar mágico de incerteza que é a vida ✨

Vemo-nos por aí!

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