Não existe “gestão de tempo”

Dizer que não existe “gestão de tempo” is a bold statement, como dizem os americanos 🙂

Afirmo-o, porque percebi que faz mais sentido estruturar o meu dia-a-dia com base nas prioridades, do que no tempo.

O tempo cria-se e, na verdade, quando dizemos “não temos tempo”, o que no fundo dizemos é “não é importante para mim”.

Por isso, quando abraçamos a ideia de que o que se gere são as prioridades e não o tempo, passamos a organizar os dias com mais intencionalidade e consciência.

Usar conscientemente o tempo que me sobra das não negociáveis 7-8h de sono, é um privilégio, um sinal de poder e de afirmação. É uma fonte de bem-estar 🙂

Por considerar o tempo um recurso tão precioso, criei o conceito de “Produtividade Consciente”, que corresponde ao uso produtivo do tempo, tendo em conta os objectivos que, em última instância, reflectem as prioridades.

Consciente porque cada vez faz menos sentido medir a produtividade pelo número de tarefas checadas, pelas horas que passamos em frente ao computador, pelo número de reuniões, telefonemas a clientes, emails respondidos…

Ser produtivo não é ser super ocupado! Ter uma to do list gigante, não diz nada acerca de quão próximos estamos de atingir as nossas metas.

E embora considere as listas de uma utilidade brutal, elencar tarefas não basta. À lista é fundamental juntar um sistema de priorização.

A vantagem de usarmos ferramentas ou sistemas que têm na base a definição de prioridades, é que as podemos aplicar independentemente da “estação da vida” em que nos encontramos ou da situação profissional que estejamos a viver.

Uma ferramenta que gosto imenso é a Matriz de Eisenhower, que permite priorizar tarefas de acordo com a sua urgência e importância.

Mas se quiseres tirar mais partido da Matriz, inventada pelo 34º Presidente dos Estados Unidos, para melhor gerires o tempo as prioridades, convém que cries o hábito de fazer um brain dump.

Semanalmente, ao domingo, ou no dia que te fizer sentido, despeja para uma folha de papel todas as to do lists que guardas no cérebro. Esta simples rotina não só contribuirá para baixar os teus níveis de ansiedade (pois já não corres o risco de as esquecer), como também te libertará espaço e te fará gastar menos energia.
O destino do brain dump pode ser a tal folha de papel ou qualquer ferramenta analógica ou digital que te permita guardar listas (actualmente uso o Google Keep).

Uma distinção importante a fazer é entre tarefas e compromissos. Os compromissos são acções que têm um dia e uma hora específica para acontecer. Esses deves marcá-los no teu calendário. Ou no plural, caso uses diferentes calendários para separar tarefas profissionais de pessoais (ou a divisão que faz sentido para ti).

Por fim, aplica a Matriz de Eisenhower às restantes tarefas, colocando-as numa das seguintes categorias:

  • Tarefas URGENTES IMPORTANTES, que devem ser executadas em primeiro lugar
  • Tarefas URGENTES NÃO IMPORTANTES, que são as delegáveis (caso exista essa possibilidade)
  • Tarefas NÃO URGENTES IMPORTANTES, que deves planear
  • Tarefas NÃO URGENTES NÃO IMPORTANTES, que são as que deves eliminar e que nem deveriam ter aparecido na to do 🙂

Mas atenção: tens de ser diligente relativamente às tarefas que consideras ser URGENTES IMPORTANTES.
Pergunta-te se estás a considerar nesse quadrante tarefas que realmente reflectem as tuas prioridades.

Além disso, para a preservação do teu bem-estar, garante que não tens mais do que “X” tarefas URGENTES IMPORTANTES por dia, sendo que “X” é o teu número.
Um número realista, com o qual estejas confortável e que te faça sentir em movimento, em acção!

Lembra-te: se tudo for prioritário, nada é prioritário!

Tenta investir o tempo de acordo com o que trará mais resultados, não no que é mais fácil ou mais sexy no momento. É dificil, eu sei!
Felizmente há uma outra ferramenta, ainda mais antiga que a Matriz, que nos pode ajudar nisso – o Princípio de Pareto.
Este princípio, também designado Regra 80:20, veicula que a relação entre inputs e outputs é desequilibrada e é por isso um excelente guia para nos orientar na forma como usamos o tempo.

Será que nos estamos a dedicar aos 20% que nos trarão 80% dos resultados e traduzem o que é prioritário neste momento, este mês, nesta estação?
Vamos reflectir? 😉

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